Потребность в использовании специализированных систем управления документами практически в любой сфере деятельности является крайне высокой. Существующие на рынке решения отличаются очень высокой стоимостью и, как правило, являются результатом работы иностранных компаний-разработчиков. Отсюда вытекает и крайне низкое соответствие такого ПО реалиям восточноевпропейского и азиатских рынков и лишь отчасти затрагивает интересы и потребности коммерческих предприятий, осуществляющих деятельность на территории стран СНГ. По этой причине за последнее время набирает обороты перспективное направление в сфере разработки специализированных программ — создание клиентоориентированных систем управления документами, удовлетворяющих запросы отечественных Заказчиков.

Что такое СУД

Напомним, что Система Управления Документами(англ. Document managment system)представляет собой комплексное программное решение для обслуживания всего документооборота предприятия, является набором инструментов для регистрации, обработки,анализа и т.д. документов. СУД предназначен для:

  • регистрации и учета;
  • проведение документов по рабочему процессу(Workflow)
  • классификации;
  • обработки;
  • комментирования;
  • поиска;
  • контроля версий;
  • пересылки и рассылки;
  • обеспечения безопасности данных;
  • администрирования и архивирования.

Кроме этого СУД обязаны обеспечивать возможность редактирования и слияния созданных и зарегистрированных в единой базе документов, включая не только текстовые, но также и аудио- и видеофайлы. Ключевой «обязанностью» системы управления документами служит постоянное обновление поступающей информации, содержащейся в хранящейся в базе документации.

Клиентоориентированность

С учетом громоздкости и ориентации на как можно более обширный круг потенциальных заказчиков, созданные на Западе СУД минимально обеспечивают удобство обработки информации и учета документации предприятия, способного иметь до сотен офисов, разбросанных по территории целого государства. Перспективным в этом плане направлением становятся клиентоориентированные системы управления документами, разработкой которых занимаются российские компании из восточной Европы, готовые полностью удовлетворить запросы отечественных Заказчиков. Главными факторами лояльности такого ПО по отношению к клиентам являются:

  • удобство работы с системой;
  • модульная компоновка;
  • комфортный и понятный интерфейс;
  • ориентированность на отечественный рынок;
  • постоянная техническая поддержка на русском языке.

Модульная компоновка клиентоориентированных СУД предполагает возможность подключения дополнительных компонентов системы, обеспечивающих обработку нового формата документов или анализ определенного вида данных, получаемых из различных источников. Это позволит Заказчикам исходить из перспективы более выгодного расходования крупных денежных сумм, необходимых для заказа дорогостоящего программного обеспечения. При этом комфортный в работе и понятный для сотрудников организации интерфейс программы поможет быстро адаптироваться к новому ПО, обеспечив непрекращающийся производственный цикл. Бесперебойный процесс работы предприятия обеспечивает компании возможность ведения коммерческой деятельности без остановок, помогая как можно быстрее обзавестись более подходящим для данного Заказчика программным обеспечением — клиентоориентированной системой управления документацией.