Любая серьезная органи­зация, имеющая штат сотруд­ников, произ­водит тщательное ведение всей необхо­димой докумен­тации, начиная от внутренних приказов и закан­чивая крупными контрактами с партнерами. Посте­пенное накоп­ление отчетных документов приводит к услож­нению поиска требу­ю­щейся в данный момент инфор­мации, именно здесь на помощь органи­зации приходит электронный докумен­то­оборот. После внедрения Системы управ­ления документами, она способна полностью автома­ти­зи­ровать процесс катало­ги­зации, контроля и поиска требуемых бумаг. Ведение любой докумен­тации электронным способом позволяет существенно сократить временные издержки на рутинные операции, то есть повысить произ­во­ди­тель­ность труда сотруд­ников предприятия. Кроме главного плюса — скорости обработки, это позволит осуществлять полный контроль за всеми редак­циями внутренних и внешних документов, вносимыми соответ­ству­ющими специ­а­ли­стами, а также повысить гарантии сохран­ности и уровень обеспе­чения безопас­ности для всей корпо­ра­тивной документации.

Чем раньше — тем лучше

Руководство органи­зации должно самосто­я­тельно принять решение о переходе к струк­ту­ри­ро­ванной системе электронного управ­ления документами (СЭУД), в первую очередь основы­ваясь на объеме докумен­то­оборота. Здесь поможет старинная пословица — чем раньше, тем лучше, ведь чем дальше будет откла­ды­ваться решение о введении электронного докумен­то­оборота, тем сложнее, дольше и дороже будет осуществ­ляться процесс перехода. Имеющиеся в компании документы всех образцов потре­буется ввести в электронную базу данных, парал­лельно производя первичную катало­ги­зацию. Это отнимает много времени и сил работ­ников, перево­дящих документы из бумажной в электронную форму. Высокая скорость попол­нения существу­ющего объема материалов, как правило, присущая крупным компаниям, потребует более тщательной прора­ботки техни­ческой стороны реали­зации электронного документооборота.

Подго­товка к внедрению системы управ­ления документами

Подго­то­ви­тельный процесс, следующий после принятия оконча­тельного и разумного решения внедрить на предприятии электронный докумен­то­оборот, можно разделить на несколько этапов. Первым делом предстоит собрать всю имеющуюся стати­сти­ческую инфор­мацию о документах, которые разде­ляются на ряд категорий — внутренние, внешние, входящие и исходящие, а также отлича­ю­щиеся по типам — счета, отчеты и так далее. Вторым шагом станет оценка потокового объема внутри каждой категории, что позволит более качественно подойти к органи­зации структуры системы управ­ления документами, когда речь пойдет о выборе наиболее подхо­дящего варианта среди существующих предло­жений на рынке. Процесс форми­ро­вания своего видения будущего механизма органи­зации электронного учета документов следует произ­водить после анализа техни­ческих возмож­ностей существующих программных комплексов.

По своим особен­ностям системы электронного управ­ления докумен­то­обо­ротом подраз­де­ляются на несколько направлений:

  • ориен­ти­ро­ванные на бизнес-процессы;
  • корпо­ра­тивные системы ЭУД;
  • контент-менеджмент, то есть предна­зна­ченные для управ­ления контентом;
  • инфор­ма­ци­онные порталы;
  • системы управ­ления образами;
  • системы управ­ления потоками работ.

Наиболее распро­стра­ненным видом СЭУД, часто приме­няемым коммер­че­скими органи­за­циями, являются корпо­ра­тивные системы, предна­зна­ченные для создания, совместной работы и после­дующей публи­кации документов внутри компании. В отличие от систем электронного управ­ления документами, ориен­ти­ро­ванных на бизнес-процессы, корпо­ра­тивные СЭУД представляют собой расши­ренные по техни­ческой реали­зации программные комплексы, охваты­вающие широкий спектр видов деятель­ности. Для более детального рассмот­рения ключевых особен­ностей каждой категории систем управ­ления понадо­бится отдельный материал, здесь же мы поста­раемся опереться на типичные потреб­ности предприятия, осуществ­ля­ющего коммер­ческую деятель­ность и имеющего штат сотруд­ников. В этом случае самыми привле­ка­тельными с потре­би­тельской и техни­ческой точек зрения окажутся именно корпо­ра­тивные СЭУД, а также системы управ­ления потоками работ, позво­ляющие органи­зовать контроль за реали­зацией крупных проектов, когда число непосред­ственных испол­ни­телей составляет несколько человек.

Купить или создать

После оценки и анализа существующих предло­жений понадо­бится оконча­тельно решить, приоб­ретать ли уже разра­бо­танный программный комплекс, зареко­мен­до­вавший себя при работе в других органи­зациях, с возмож­ностью его доработки или изменения, либо создавать свой собственный, на 100% удовле­тво­ряющий текущим потреб­ностям. У каждого из этих вариантов существуют как плюсы, так и минусы, что предпо­лагает тщательный предва­ри­тельный анализ. Может оказаться, что перво­на­чальное решение обойтись разра­боткой собственного продукта, помога­ющего упростить и ускорить ведение докумен­тации на предприятии, приведет к увели­ченным финан­совым затратам, “сжираемым” длительными периодами адаптации произ­вод­ственной базы и доработки реали­зуемых решений. Не стоит забывать и о процессе обучения сотруд­ников работе с новой электронной системой управ­ления документами, который косвенно тормозит работу по главным направ­лениям деятель­ности компании.

В большинстве ситуаций самым верным выбором стано­вится подбор варианта среди уже существующих решений, такой подход гаран­тирует хорошую отрабо­тан­ность программного комплекса управ­ления документами и наличие посто­янной техни­ческой поддержки со стороны компании-разра­ботчика СЭУД. Зачастую существующие системы электронного управ­ления документами, вне зависи­мости от типа, позволяют гибкую настройку основных параметров в рамках своего предна­зна­чения. На практике это приводит к сокра­щению времени, требу­ю­щегося для доводки СЭУД под нужды конкретного предприятия, и простоте обучения работ­ников компании взаимо­дей­ствию с новой программой. Разра­ботка собственного проекта системы управ­ления документами напрямую зависит от возмож­ностей компании-разра­ботчика, которой будет отдан заказ на реали­зацию, в первую очередь по отношению к срокам создания. Подобные программные комплексы требуют тщательного подхода при прора­ботке структуры, а также наличия грамотных специ­а­листов, способных в кратчайшие сроки реали­зовать задачу под требо­вания заказчика. На практике это приводит к ожиданию результата работ, то есть по факту внедрение системы электронного управ­ления документами откладывается.